Rullelister der henviser til rullelister i Excel

Excel har en rigtig nyttig funktion, der hedder datavalidering, som ligger på fanebladet Data i version 2007/2010 og i menuen Data i version 2003.

Her kan du bl.a. få en rulleliste frem i cellen, hvorfra man kan vælge de muligheder, du giver adgang til. Det sker ved, at du i “Tillad” vælger punktet “Liste”. Under “Kilde” kan du nu enten indtaste valgmulighederne adskilt af semikolon (;). Eller du kan henvise til et område, hvor valgmulighederne står efter hinanden i en kolonne.

Det sidste kan gøres lidt nemmere ved at navngive området og henvise til navnet. Så er du heller ikke afhængig af, at data står i samme ark.

Men hvad gør du, hvis endnu en liste skal bygge på det valg, man har truffet i den første liste? Hvis man f.eks. i første liste har valgt, at man skal have fat i en kursusvirksomhed og ikke et reklamebureau, så skulle anden liste vise en række kursusvirksomheder og ikke en liste reklamebureauer.

Dette løses med en formel – og her er der to metoder alt efter antallet af svarmuligheder.

Hvis antallet af svarmuligheder er begrænset – dvs. 7 og derunder – kan du bruge en HVIS-formel i stil med følgende, hvor hvert valg henviser til hvert navngivne område – husk at sætte $ efter behov, hvis datavalideringen skal bruges i flere celler:

=HVIS(CELLE1=””;””;HVIS(CELLE1=”valg1″;navn1;HVIS(CELLE1=”valg2″;navn2;navn3)))

Hvis der er tale om en noget længere liste, så kan du bruge funktionen INDIREKTE i stedet. Formlen kunne så i stedet se sådan ud:

=INDIREKTE(CELLE1) – hvor valget i første rulleliste (CELLE1) er identisk med et navngivent område. Indholdet af CELLE1 antages altså at været en henvisning til et område med samme navn.

Systemet kan naturligvis fortsættes ad libitum. Held og lykke med det!